Privacy Policy

V1.0 – 24-2-2021

Inleiding

Vereniging Het Ree (hierna te noemen VHR) is wettelijk verplicht om met uw persoonsgegevens zorgvuldig om te gaan. Zij hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Met dit AVG beleid wil de VHR heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De VHR houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VHR zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onze website (zie onder aan dit document).

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden – zijnde aspirant-leden, gewone leden, leden van verdienste en ereleden – worden door de VHR verwerkt ten behoeve van een of meerdere van de volgende doeleind(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen;
  • Uitvoering geven aan het lidmaatschap.

De grondslag voor deze persoonsgegevens is het overeengekomen lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doeleind(en) kan de VHR de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  1. voornaam, tussenvoegsel, achternaam en initialen;
  2. adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats);
  3. telefoonnummer;
  4. e-mailadres;
  5. bankrekeningnummer;
  6. datum aanvraag en datum toelating lidmaatschap;
  7. lidmaatschapsnummer;
  8. datum beëindiging lidmaatschap en eventueel reden(en)
  9. gegevens inzake eventuele schorsing en/of ontzetting uit het lidmaatschap en de reden(en);
  10. eventuele functies binnen de vereniging, zowel landelijk als regionaal;
  11. datum algemene vergadering van benoeming tot lid van verdienste/erelid de reden(en) en
  12. andere gegevens waarvan het bestuur vermelding van blijvend belang acht.

Ten behoeve van bovengenoemde doeleind(en) worden persoonsgegevens door de VHR opgeslagen gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna voor maximaal 7 jaar bewaard ten behoeve van de financiële administratie.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derde partijen voor:

  • Het verzenden van VHR tijdschriften, VHR nieuwsbrieven en/of gerichte communicatie;
  • ?

Wij geven nooit gegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoonsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij gegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de VHR van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Namens de VHR beheert de landelijk secretaris alle persoonsgegevens en waarborgt de beveiliging daarvan.

Al onze bestuursleden en medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met de secretaris van het bestuur van De VHR, mailadres secretaris@hetree.nl. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

ls u naar aanleiding van ons beleid AVG nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Landelijk bestuur Vereniging Het Ree
Treekerweg 15
3832 RS  LEUSDEN

secretaris@hetree.nl
htttps://hetree.nl